Özellikle şahıs şirketi kuranlar veya “home-ofis çalışanlar” için dikkat edilmesi gerekenler konusunda başlangıç süreci için mini bir uyarılar rehberi hazırlamak istedim.

Yıllar içinde şahit olduğum durum, SMMM’ler tarafından yetersiz ve eksik bilgi paylaşımı kaynaklı müşteriler olarak ciddi zararlara uğrayabilmemizdir. Ayrıca yeterli sorumluluk alınmadığından rahat bir ortam görülmektedir.

Özellikle pandemi ertesi değişen iş dünyası ile ev-ofis çalışma sistemine ilgi artmış, çeşitli önyargılar yıkılmıştır.

“İş kurarken dikkat edilmesi gereken önemli şeyler” den birisi iyi bir mali müşavir-muhasebeci ile çalışmaktır. Bu firmalar seçilirken iyi araştırma yapmak iş hayatının altın anahtarlarından birisidir. Arkadaş,eş, dost önerileri ile ilerlediğimiz bu mecralar öneri ile kalmayıp araştırma yapılması gerekmektedir. Bunun nasıl yapılması gerektiğini tecrübelerle sabit olarak anlatmaya çalışacağım:

Mali müşavir ile çalışmaya başlamadan önce dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

İlk 4 madde pek dikkat edilmeyen hususlar olup özellikle “tanıdık önerisi ile” çalışma yapılınca sorulmayan kavramlar olmaktadır. Ancak tanıdıkvasıtası ile bile işbirliğine başlayacak olsanız talep etmeniz gereken bilgilerdir.

1. Ofis çalışma ruhsatını kontrol etmek: böylece ruhsat kendileri üzerine mi başka birisi üzerinden mi faaliyette bulunuyorlar görebilirsiniz. Aileden büyükler yaş alınca ofislerini kapatmayıp, muhasebeci veya mali müşavir olmayan çocuklarına devretme gibi etik olmayan bir çalışma biçimi içerisine girebilmekteler. Etik dışı bir durum tespit edildiği zaman “ruhsat ihbar hattı” na bildirimde bulnabilirsiniz.

Usulsüz çalışmanın hukuki boyutları hakkında buradan detaylı bilgi edinebilirsiniz.

Hiç beklemediğiniz kadar yaygın bir çalışma sistemidir.

Kendi mesleğimle karşılaştıracak olursam bu; inşaat yapma ruhsatı olmadan inşaat yapmaya sonra da depremde inşaatın yıkılmasına, içindeki insanların ölmesine benzer.

2. Ofiste çalışan personel ile tanışmak ve bilgilerini talep etmek. Nitekim defterinizi asıl tutanlar onlardır…

3. Mali müşavirin fatura bilgilerini istemek, bağlı olduğu “il serbest mali müşavirler odası“na giderek bu bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek.

Örneğin:

Türkiye serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler odaları birliği: turmob.org.tr

İzmir serbest mali müşavirler odası : https://izsmmmo.org.tr/

İstanbul serbest mali müşavirler odası : https://www.ismmmo.org.tr/Home gibi…

4. Sözleşme!

Çalışmaya başlamadan önce mali müşavirinizin sizin internet vergi dairesi hesabınıza girebilmesi ve defter işlemlerini yapabilmesi için aranızda sistemde mevcut olan standart bir sözleşme imzalanması (detayları avukatınızla görüşebilirsiniz) ve bu sözleşmenin sisteme tanımlanması gerekmektedir. Bu sözleşme ile karşılıklı kendinizi korumuş olursunuz. Sözleşme ile mali müşavirinizin kendisine bir numara verilir ve tüm işlemlerini bu numara ile yapar.

Maalesef tespitlerime göre sözleşme yapmadan mali müşavir tarafından sisteme giriş yapılması hala mümkün olup işlem yapabilmektedir. Müşteriye böyle bir sözleşme hakkında bilgi vermeden işlem yapan kişiler bolca bulunmaktadır. Buna ivedilikle müdahale edilmesi gereklidir. Sözleşme yapmadan işlem yapanlara da cezai yaptırım getirilmelidir.

Mesleki ücret tarifesi:

Anlaşılacak rakam bağlı olunan ildeki serbest mali müşavirler odasının her sene beyan ettiği “mesleki ücret tarifesi” rakamları baz alınarak mali müşaviriniz tarafından vereceği hizmetin içeriğine ve şirket türünüze ve birçok faktöre göre değişir.

Ekli liste incelenebilir.

https://izsmmmo.org.tr/Uye-Islemleri/Mesleki-Ucret-Tarifeleri

Mesleki hizmet makbuzu:

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, serbest meslek erbabı sayılmaktadırlar.

Mali müşavirler serbest meslek makbuzu keserler ve dolayısı ile %20 stopaj ödersiniz.

Stopaj muhtasar beyanname ile birlikte sizin tarafınızdan serbest meslek erbabı adına ödenir. KDV’yi ise serbest meslek makbuzunu kesen taraf öder.

İşe başlarken öneriler:

Mali müşavir/muhasebecinize teslim edeceğiniz evrakların listesini kendiniz paralelde profesyonel hizmet sunan platformlarda (paraşüt gibi) veya şahıs şirketiyseniz excel formatında tutarsanız her ay kendisi ile defterinize işlenenleri karşılaştırma yapmanız ve hesaplarınıza hakim olmanız kolaylaşır.

Mali müşavirler sıkça stajyer çalıştırmakta vesilesi ile defterleriniz bu stajyerler tarafından işlenebilmektedir. Hata yapma olasılığı artmaktadır. Vesilesi ile “nasılsa geçerli-geçersiz belgelerim ayıklanıyor” diye düşünüyorsanız geçmiş olsun…Öyle birşeyin olmadığını yapılan belge giriş hatalarından göreceksiniz. Hatta öyle ki mali müşaviriniz yanında çalıştırdığı stajyerlerin neyi bilip bilmediğini kontrol bile etmediğine şahit olma olasılığınız yüksek. Bu ne demek? Geçersiz belgelerin defterinize işlenmesi demek. Siz orada hizmet aldığınızı zannederken defterleriniz sorumsuzca işlenebilmektedir. Bunun önüne geçmenin en garantili yolu bilgi girişlerini aylık kontrol etmenizdir. En önemli uyarım budur. Güvenmeyin.

Harcamalarınızdan hangi belgelerin geçerli olup olmadığını en başta görüşmeniz ve buna göre aylık hazırlıklarınızı yapmanız gerekir. Bu harcamaların geçerlilikleri aralıklarla değişebilmekte olup çok göreceli bilgiler de bulunmaktadır. Sadece kendi müşavirinizden verilen bilgilere güvenmeyin. Başka müşavirler ve online ulaşabileceğiniz yönetmeliklerden bilginin doğruluğunu teyit ediniz. Her müşavirde bilgi eksikliği veya kirliliği bulunabilmektedir.

İşbirliğine başlarken yaptığınız görüşmeleri detaylı bir şekilde kağıda döküp sonra mail ortamında paylaşmak, ileride meydana gelebilecek herhangi bir yanlış anlaşmanın önüne gececek, bu konuyu konuştuk veya bunu söylemediniz gibi sıkça yaşanabilen iletişim sorunlarını engelleyecektir.

Şunu net bir şekilde söyleyebilirim ki mali müşavirinizden-muhasebecinizden aldığınız bilgileri hem online kontrol edin hem de çevrenizde iş dünyasında olan kişilerle bol bol konuşup kendileri neler yapıyorlar, yeni bilgiler var mı, konuları-sorunları nasıl çözüyorlar görüşün. Para konuları konuşulması tercih edilmeyen alanlar olmakla birlikte herkesin tecrübeleri dinlemeye değer…Yoruma açık olan çokça konu bulunduğundan özellikle belirsiz alanlarda piyasanın yaklaşımını gözlemlemekte fayda bulunmaktadır.

Her mali müşavirin değişik bir bilgisi daha bulunmakta, bu vesile ile bazı durumlarda birkaç bilirkişiden görüş ve bilgi almanız faydalı olacaktır.

Usulsüz Çalışma:

Mali müşavirinizin usulsüz çalışmalarını tespit ettiğiniz taktirde bağlı olduğu “il serbest mali müşavirler odası“na gidebilir ve şikayette bulunabilirsiniz.