Özellikle şahıs şirketi kuranlar veya “home-ofis çalışanlar” için dikkat edilmesi gerekenler konusunda başlangıç süreci için mini bir uyarılar rehberi hazırlamak istedim.

SMMM’ler tarafından yetersiz, özensiz ve eksik bilgi paylaşımı kaynaklı müşteriler olarak ciddi zararlara uğrayabiliyoruz. Bu zararları önleyebilmek adına home-ofis çalışan 30 kadar iş insanı ile yaptığım görüşmelere istinaden bir çalışma hazırlama kararı aldım.

Özellikle pandemi ertesi değişen iş dünyası ile ev-ofis çalışma sistemine ilgi artmış, çeşitli önyargılar yıkılmıştır, vesilesi ile bu alandaki düzenlemelerde hergün gelişen ve değişen ihtiyaca göre güncellemeler yapılması gerekliliği gözlemlenmektedir.

“İş kurarken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar” dan birisi iyi bir mali müşavir-muhasebeci ile çalışmaktır. Bu firmalar seçilirken iyi araştırma yapmak iş hayatının altın anahtarlarından birisidir. Arkadaş,eş, dost önerileri ile ilerlediğimiz bu mecralar öneri ile kalmayıp araştırma yapılması gerekmektedir. Bunun nasıl yapılması gerektiğini anketime dayalı tecrübelerle sabit olarak anlatmaya çalışacağım:

Mali müşavir ile çalışmaya başlamadan önce dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

İlk 5 madde pek dikkat edilmeyen hususlar olup özellikle “tanıdık önerisi ile” çalışma yapılınca sorulmayan kavramlar olmaktadır. Ancak tanıdık vasıtası ile işbirliğine başlayacak olsanız bile talep etmeniz gereken bilgilerdir.

Muhasebeci seçiminde ilk tavsiyem faaliyet gösterdiğiniz işkolu her ne ise (inşaat, sağlık, mühendislik, küçük esnaf, sanatkâr, ziraatçı, tüccar, sanayici, avukat, mimar, veteriner vb) o işkoluna yönelik uzmanlaşmış bir muhasebeci olması yönetmeliklerinize daha hakim olması açısından degerlidir.

1. Ofis çalışma ruhsatını kontrol etmek: Kimsenin aklına gelmeyen bu detayı sorma sebebiniz ruhsat kendileri üzerine mi başka birisi üzerinden mi faaliyette bulunuyorlar görebilirsiniz. Aileden büyükler yaş alınca ofislerini kapatmayıp, muhasebeci veya mali müşavir olan çocuklarına devretme gibi olası ve normal bir durum haricinde ayrıca “muhasebeci veya mali müşavir olmayan” çocuklarına devretme gibi etik olmayan bir çalışma biçimi içerisine girebilmekteler. Kendileri arka planda kalmakta ve müşterileri bile görmemektedirler. Defterlerinizin sistem girişlerini bu yetkin olmayan çocuklar yapmakta, imzalamayı ise her nasılsa hiç görmediğiniz kendileri imzalamaktadırlar. Siz müşteri olarak defter ,imza bölümünü kontrol etmezseniz bundan haberdar olmamaktasınız. Bu çocukların kurgulanan sistem içindeki pozisyonları “şirket müdürü” gibi gösterilmektedir. Birkaç SMMM ile yaptığım görüşmede müşteriye bilgi verilmeden yapılan bu çalışma sisteminin etik ve hukuka uygun olmadığı, çalışan ekiplerin de muhasebeci olması gerekliliğinin aranması konusunda da uyarı verdiler. Bu tip etik dışı bir durum tespit edildiği zaman “ruhsat ihbar hattı” na bildirimde bulnabilirsiniz.

Usulsüz çalışmanın hukuki boyutları hakkında buradan detaylı bilgi edinebilirsiniz.

2. Ofiste çalışan personel ile tanışmak ve bilgilerini talep etmek. Nitekim defterinizi asıl tutanlar onlardır. Kaç kişi çalışıyor, isim-soyisim-mail ve telefon numaraları nelerdir gibi bilgileri almanız ileride bir sorun olursa onları da mesul tutmanız açısından önemlidir.

3. Mali müşavirin şirket / fatura bilgilerini istemek, bağlı olduğu “il serbest mali müşavirler odası“na giderek bu bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek.

Örneğin:

Türkiye serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler odaları birliği: turmob.org.tr

İzmir serbest mali müşavirler odası : https://izsmmmo.org.tr/

İstanbul serbest mali müşavirler odası : https://www.ismmmo.org.tr/Home gibi…

4. Sözleşme!

Çalışmaya başlamadan önce mali müşavirinizin sizin internet vergi dairesi hesabınıza girebilmesi ve defter işlemlerini yapabilmesi için aranızda sistemde mevcut olan standart bir sözleşme imzalanması (detayları avukatınızla görüşebilirsiniz) ve bu sözleşmenin sisteme tanımlanması gerekmektedir. Bu sözleşme ile karşılıklı kendinizi korumuş olursunuz. Sözleşme ile mali müşavirinizin kendisine bir numara verilir ve sizin tüm işlemlerinizi bu numara ile yapar.

Maalesef tespitlerime göre sözleşme yapmadan mali müşavir tarafından sisteme giriş yapılması hala mümkün olup işlem yapabilmektedir. Müşteriye böyle bir sözleşme hakkında bilgi vermeden işlem yapan kişiler bolca bulunmaktadır. Buna ivedilikle müdahale edilmesi gereklidir. Sözleşme yapmadan işlem yapanlara da cezai yaptırım getirilmelidir. İlk defa şirket kuran kişilerin bu bilgilere kendilerine verilmeden sahip olması mümkün değildir. Hala iyi niyet üzerine kurulu birçok anlaşma yapılmaktadır.

5. Home ofis çalışma sistemi : En önemli uyarımız ev aynı zamanda işyeri olarak kullanılmaya başladığı için vergi dairesine bilgi verilmesi gerekmektedir. Çünkü eviniz ev statüsünden çıkıp ev-işyeri statüsüne geçmekte ona göre ödeyeceğiniz emlak vergisine ilave bir vergi getirilmektedir. Bu detayı nasıl oluyorsa az sayıda SMMM’i bilmektedir. Aman dikkat diyorum!

Evin tümünü değil bir kısmını kullanınca ne kadar vergi farkı çıkar konusunda gerek SMMM gerekse vergi dairesi yetkilileri ile görüşmeniz faydalı olur. Nitekim iş faaliyetine göre çoğu kişi evin genelini değil, bir odasını kullanmaktadır.

Ayrıca ev kendinize aitse kira ödeme gibi bir durum zaten yoktur. Ev başkasına aitse kira üzerinden 3 ayda 1 stopaj ödersiniz.

6. Araçlarınız: Kendinize ait bir aracınız varsa şirket aktifine kaydettirmeniz gerekir. Aksi halde masraflarını şirket giderlerine işleyemezsiniz.

Kendinize ait bir aracınız yoksa ve şirketiniz için aileye ait bir araç kullandığınız taktirde ve masraflarını şirket giderlerine yansıtacaksanız, bu aracın ya satış ile üzerinize geçirilmesi gerekir ya da aile içi kiralama yaparak (mutlaka bir sözleşme yapılmalıdır) giderler işlenir. Araç giderlerinin de tümü işlenemez. Kiralama giderine bir limit getirilmiştir, 2023 itibarı ile 17.000 TL/aylık denmektedir. Bakım ve yakıt masraflarının %70i gider olarak işlenir. Bunun sebebi de şişirilerek kesilen faturalara karşı devleti mağdur etmemek adına alınan tedbir olarak açıklanmıştır.

Mesleki ücret tarifesi:

Anlaşılacak rakam bağlı olunan ildeki serbest mali müşavirler odasının her sene beyan ettiği “mesleki ücret tarifesi” rakamları baz alınarak mali müşaviriniz tarafından vereceği hizmetin içeriğine ve şirket türünüze ve birçok faktöre göre değişir.

Böyle bir tarifenin varlığından başta haberdar edilmeyebilirsiniz. Bunu bilmek neye yarar? ilk işe başladığınızda şahıs şirketi iken limited şirket ücret tarifesi üzerinden ücretlendirilebilirsiniz.

Mesleki hizmet makbuzu:

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, serbest meslek erbabı sayılmaktadırlar.

Mali müşavirler serbest meslek makbuzu keserler ve dolayısı ile anlaştığınız rakam üzerine ayrıca %20 stopaj ödersiniz. Anlaşmanızı yaparken bu detayı sormayı atlamayınız.

Stopaj, muhtasar beyanname ile birlikte sizin tarafınızdan serbest meslek erbabı adına 3 ayda 1 ödenir. KDV’yi ise serbest meslek makbuzunu kesen taraf öder.

e-imza:

Şirketinizi kurarken artık e-imza ile bilgisayar ortamında faturalarınızı kesebilmektesiniz. Bunlar ufak bir memory-stick gibi bir USB’dir. Yetkili firmadan temin edilir. Sözleşme usulü bir kullanım süresi vardır, 2 senede 1 yenilenir.

İşe başlarken öneriler:

Mali müşavir/muhasebecinize teslim edeceğiniz evrakların listesini kendiniz paralelde profesyonel hizmet sunan platformlarda (paraşüt gibi) veya şahıs şirketiyseniz excel formatında tutarsanız her ay kendisi ile defterinize işlenenleri karşılaştırma yapmanız ve hesaplarınıza hakim olmanız kolaylaşır.

Mali müşavirler sıkça stajyer çalıştırmakta vesilesi ile defterleriniz bu stajyerler tarafından işlenebilmektedir. Hata yapma olasılığı artmaktadır. Çünkü birçok müşavir bu defterleri “kontrol etmeden” imzalamaktadır. Vesilesi ile “nasılsa geçerli-geçersiz belgelerim ayıklanıyor, konuya hakimler” diye düşünüyorsanız geçmiş olsun…Öyle birşeyin olmadığını yapılan belge giriş hatalarından göreceksiniz. Hatta öyle ki mali müşaviriniz yanında çalıştırdığı stajyerlerin neyi bilip bilmediğini kontrol bile etmediğine şahit olma olasılığınız yüksek.

Bu ne demek? Geçersiz belgelerin defterinize işlenebilmesi, çift giriş yapılması, hatalı KDV hesapları, geçerli fişlerin devre dışı bırakılması vesilesi ile gereksiz yere ödediğiniz fazladan KDV’ler, veriler demek. Göndermiş olmanıza rağmen geçerli fiş-faturaların defterinize işlenmemiş olması, nerde bunlar diye sorunca “öyle bir belge göndermediniz” cevapları gibi gibi hatalar demek. (Dağınık çalışma sistemi olan birçok ofiste belge kaybolmaktadır, evet…) Siz orada hizmet aldığınızı zannederken defterleriniz sorumsuzca işlenebilmektedir. Bunun önüne geçmenin en garantili yolu bilgi girişlerini bizzat aylık kontrol etmenizdir. En önemli uyarım budur.

Ayrıca muhasebeciniz tarafından aylık defter girişi yapılmadan önce defterinize işlenecek belgelerin bir listesini isteyip vereceginiz onaya göre işletirseniz “en baştan” her türlü olası hatanın önüne geçmiş olursunuz.

Harcamalarınızdan hangi fiş ve faturaların geçerli olup olmadığını en başta görüşmeniz ve buna göre aylık hazırlıklarınızı yapmanız gerekir. Bu konu harcamasına göre en çok kafa karıştıran maddelerden biridir. Bu harcamaların geçerlilikleri aralıklarla devlet vergi işleri tarafından değişebilmekte olup çok göreceli yoruma açık bilgiler de bulunmaktadır. Sadece kendi müşavirinizden verilen bilgilere güvenmeyin. Başka müşavirler ve online ulaşabileceğiniz yönetmeliklerden bilginin doğruluğunu teyit ediniz. Her müşavirde bilgi eksikliği veya kirliliği bulunabilmektedir. Bilgi eksikliğine çok sık rastlayacaksınız.

İşletme gideri gösterirken nelere dikkat ememiz gerekir

Kanunen kabul edilmeyen giderler

Üstteki 2 linkte verilen bilgiler yine SMMM ile karşılıklı teyitleşilmelidir. Bazı harcamalar tartışmaya açıktır.

Defterlerinizi bizzat kontrol etmiyorsanız ki bu duruma yine sıkça rastlanmaktadır, üstte saydığım durumların birkaçını yaşayacağınıza kesin gözüyle bakabilirsiniz.

Ayrıca; işbirliğine başlarken yaptığınız görüşmeleri detaylı bir şekilde kağıda döküp sonra mail ortamında paylaşmak, ileride meydana gelebilecek herhangi bir yanlış anlaşmanın önüne gececek, bu konuyu konuştuk veya bunu söylemediniz gibi sıkça yaşanabilen iletişim sorunlarını engelleyecektir. Müşaviriniz ile yaptığınız toplantıların notlarını karşılıklı paylaşırsanız varsa bir yanlış anlaşılma önüne en baştan geçebilirsiniz.

e defter beyan sisteminde “Rehberler ve Broşürler” sayfası bulunmaktadır. Burada yenilenen yönetmelikler, kanunlar yayınlanmaktadır. Bunları okumak mesai isteyip müşavir olmayınca can sıkıcı olsa da ara ara göz atıp kendi adınıza bilgi sahibi olmanızda kesinlikle fayda bulunmaktadır.

Şunu net bir şekilde söyleyebilirim ki mali müşavirinizden-muhasebecinizden aldığınız bilgileri hem online kontrol edin hem de çevrenizde iş dünyasında olan kişilerle bol bol konuşup kendileri neler yapıyorlar, yeni bilgiler var mı, konuları-sorunları nasıl çözüyorlar görüşün. Para konuları konuşulması tercih edilmeyen alanlar olmakla birlikte herkesin tecrübeleri dinlenmeye değer…Yoruma açık olan çokça konu bulunduğundan özellikle belirsiz alanlarda iş insanlarının ortak yaklaşımını gözlemlemekte fayda bulunmaktadır.

Her mali müşavirin değişik bir bilgisi daha bulunmakta olup, bu vesile ile bazı durumlarda birkaç bilirkişiden görüş ve bilgi almanız faydalı olacaktır.

Usulsüz Çalışma:

Mali müşavirinizin usulsüz çalışmalarını tespit ettiğiniz taktirde bağlı olduğu “il serbest mali müşavirler odası“na gidebilir ve bildirimde bulunabilirsiniz.

Bu tip çalışmalara maruz kalmamak adına daha profesyonel bir muhasebe şirketi ile anlaşabilir, kendinizi denetletebilirsiniz.