İş dünyasında olumsuz yanıt vermek ile ilgili ciddi bir sıkıntı yaşanıyor. En büyük şirketten bireysel kişilere kadar olumsuz bir yanıt vermek için çok farklı yöntemler izleniyor. Nedir bu yöntemler? Neden “uygun değildir!” yanıtını veremiyoruz?

Örneğin bir firmaya teklif verdiniz ve bu teklifin sonucunu bekliyorsunuz. Belli bir bekleme süresinden sonra firma yetkilisini aramaya başlıyorsunuz. Şu ortak tavırlar ile karşılaşıyorsunuz:

Teklifiniz inceleniyor, size döneceğiz (aradan zaman geçiyor, dönen olmuyor, işin başkasına verildiğini duyuyor veya tahmin ediyorsunuz)

Teklifiniz elimize ulaşmadı, tekrar gönderir misiniz? (Zaman kazanma stratejisi)

Henüz karar vermedik (karar süresi ile ilgili bilgi de yok, aradan zaman geçiyor, iş başkasına verilmiş, başlamış bile)

Sizden teklifi alan kişiyi defalarca arıyor, not bırakıyorsunuz, geri dönen yok (halbuki teklif “çok acil” istenmiş)

Kişiyi arıyorsunuz, telefonlarını açmıyor (teklifi alıncaya kadar hergün defalarca konuşmuşsunuz ama!)

veya teklif gönderip “ayıp olmasın, rahatsız etmeyeyim” diye aramayanlardansanız karşı taraf sırra kadem basıyor.

Kişiyi arıyorsunuz, yetkili kişiye sorayım diyor, geri dönüş olmuyor.

Daha nice örnekler verilebilir…

Kişilere veya firmalara geri dönmemek henüz profesyonel bir çalışma sistemine ayak uyduramamış olduğunuzu gösterir. Halbuki “hayır” demenin gayet nazik yolları vardır ve karşınızdaki firmanın ısrarlı arayışlarına son vermek ve kendinizin de rahatsız olmaması açısından bunu yazılı veya sözlü ifade edebilmek gerekir.

yazılı veya sözlü kullanabileceğiniz olumsuz yanıt çeşitleri:

Örnek 1:  Sayın X, ilginize teşekkür ederiz. Şu anda verdiğiniz hizmeti alamayacağız (veya ihtiyaç duymuyoruz, veya başka bir firmadan alıyoruz). Bilgilerinizi bizimle paylaşırsanız ihtiyacımız olunca sizlere geri dönüş yapabiliriz. İyi çalışmalar dileriz.

Örnek 2: Teklifiniz incelenmiş, fakat  uygun bulunmamıştır. İlginize teşekkür eder, ileriki çalışmalarımızda birlikte çalışmayı dileriz.

Örnek 3: Başvurunuz incelenmiş, fakat belirtilen pozisyon için şu anda uygun bulunmamıştır. Teşekkür eder, iyi çalışmalar dileriz.

Daha samimi ilişkiler içinde olduğunuz durumlarda sözel olarak yanıt vermeniz daha doğru olabilir:

Örnek 4: Çok vaktinizi aldık, sizleri de tekliflerle yorduk. Fakat şu anda maalesef konuyu askıya aldık (veya daha ekonomik çözümlere gitmeye karar verdik). İlginiz için çok teşekkür ederiz.

Sizden randevu almak isteyen birisine olumsuz yanıt verme şekli şöyle olabilir:

örnek 5: Gerek şahsen, gerekse asistanınız aracılığı ile : Ahmet bey, şu anda çok yoğun bir dönemdeyim, maalesef bu görüşmeyi yapamayacağım. Müsait olduğum zaman ve ihtiyaç duyduğum taktirde ben sizleri ararım. Teşekkür ederim.

Ticari hayatta önemle anlaşılması gereken konu ; olumsuz yanıt verirken kişiye değil, duruma, verilen hizmete hayır diyoruz.

Yine ortak bir durum olumsuz yanıt verirken gerekçesini belirtmemektir. Gerekçenin belirtilmesine gerek olmamakla birlikte karşınızdaki firma veya kişinin verdiği hizmette, fiyat, servis, ilgi, ürün kalitesi gibi konularda yetersizlik, eksiklik varsa bunların belirtilmesi o firmanın eksiklerini düzeltmesi açısından faydalı olabilir. Dolayısı ile bunları nazik bir dille açıklamak yapıcı bir yaklaşım olacaktır.

Olumsuz bir yanıt verince karşımızdaki kişi veya kurumla ilişkileri kesmiş olmuyoruz. Talep edilen durum ile ilgili konuyu kapatmış oluyor, ileride faydalanabileceğimiz hizmetleri yeri gelince tekrar talep etme hakkını saklı tutmuş oluyoruz.