Son dönemlerde birçok konu hakkında çok farklı sektörlerden, farklı mağaza ve kişilerden fiyat teklifleri almaktayım. Tekliflerdeki özensizlik, dikkatsizlik, bilgi eksikliği o kadar dikkat çekici boyutlarda ki sonunda isyan edip “nasıl fiyat teklifi hazırlanmalıdır” diye bir yazı yazma ihtiyacı duydum. (yazımın üstünden seneler geçti, konu hala ne yazık ki aynı güncelliğini koruyor)

Dinle-anla-harekete geç!

Bir teklif hazırlarken en önemli madde “müşterinizin ne istediğini çok iyi DİNLEMEK”, notlarınızı almak ve beklentileri teklifte verebilmektedir.

1. Günümüzde mail, artık fax ve telefon ihtiyacını ortadan kaldırmıştır. Her türlü bilgi alışverişi mail üzerinden yapılabilmektedir. Tabii teklifler de artık mailler ile gönderilmektedir. Bir fiyat teklifi istendiği zaman teklif mail sayfasına yazılarak gönderilmez, bunu herkes dikkate almalıdır.

Örnek: x model kanepe 1000 TL, y model koltuk 500 TL gibi mail sayfasına yazılmış teklifleri hiç göndermeyin daha iyi.

Çünkü tekliflerin, özellikle firmalar ve profesyonel çalışan kurumlar tarafından çıktısı alınır ve dosyalanır, oysaki maili bastığınız zaman çıkan sonuç ortadadır.

Teklif word, excel veya tercihen pdf formatında “maile eklenmiş” olarak gönderilir.  Mailinizde ise sadece bir ön yazı yazarsınız:

“Sayın Ayşe TEMEL,

Beğenmiş olduğunuz ürünlerimizin teklifi ekte görülmektedir. Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz. Saygılarımızla,

xxx mağazası

Deniz Şenses

Satış yetkilisi-mimar

telefon numarası

2. Maili yazarken hitap şekliniz “isim soyisim” şeklinde veya sadece “soyisim” şeklinde olmalıdır. Örneğin müşterinizin ismi Ayşe Temel, yazılı hitap şekliniz “Sayın Ayşe TEMEL” veya “Sayın TEMEL” şeklinde olmalıdır. “Sayın Ayşe hanım” şeklindeki hitaplara sıkça rastlanmakta ama profesyonel görünmemektedir.

3. Ekli dosyanıza verilen isim de çok önemlidir. Teklife kişi ismi VERİLMEZ!!!

ayşehn teklif.pdf , ayşe.pdf gibi dosya isimleri son derece basit durur. vereceğiniz isim Ayşe Temel’in çalıştığı firma ismi olabilir (örneğin Boylar İnşaat olsun) BoylarInşaat.pdf şeklinde isim verebilirsiniz. İsmin arkasına bir de tarih eklerseniz dosyalama sırasında müşteriye kolaylık sağlarsınız. “BoylarInşaat13062011.pdf” gibi…

Çok basit ve gereksiz gibi görünen bu konu son derece önemlidir. Hafife almayın.

4. Hazırlanan teklifte öncelikle firma anteti, adres-telefon bilgileri ve teklif referans numarası yazılmalıdır. Bunlardan bir veya daha fazlası eksik olarak teklif gönderen kurumlar profesyonel olarak algılanmazlar.

Adres bilgisi neden gereklidir? O sırada teklifi müşterinizle değerlendirmektesiniz, firmayı aramak istiyorsunuz ama teklifte numara yok, yanınızda firma telefonu yok, kartı yok. Ne yapacaksınız? Normalde tekliften bakacaktınız ama olmayınca kalıyorsunuz, maili aramak zorunda kalıyorsunuz, vakit kaybediyorsunuz ve bir diğer teklifi değerlendirme şansı açılıyor…Olan adressiz firmaya oluyor.

5. Seçilen ürünle ilgili birer resim, firma ismi, varsa kod numarası, resmin yanına açıklama, açıklamada ölçüler ve malzeme özellikleri yazılır. Sonrası adedi, birim fiyatı ve toplam fiyatı yazılır. Adet yazılmayan teklifler kontroller sırasında sıkıntı yaratır, iş yükünü büyütür.

Müşteri birçok mağaza gezmiştir, sizin ürününüzü hatırlamayabilir, veya teklifi aradan zaman geçtikten sonra tekrar değerlendirmek ister, bu sebeplerle ürün resmi koymak şarttır.

Bazı firmalar bu tip bilgileri eksik vererek taklitlerden kaçabileceklerini düşünmektedirler. Orijinal ürünlerin ve detayı çok özel firmaların taklidi aslı gibi olamaz ki çok özel tasarımlar yapan sayılı firmalar vardır, bunu da belirtmek lazımdır. Eksik verilen bilgi müşteriyi araştırma yapmakla yorar ve geniş bilgi veren teklifleri öne sürer.

6. Birim fiyatlar KDV hariç olmalıdır, KDV teklif toplamına eklenmelidir.

7. İskonto konusu teklifin en belirleyici bölümüdür. Teklifinize ne kadar oranda iskonto yaptığınızın görülmesi gerekir.
İskonto yapılmış ama oranın görülmediği teklifler müşterilerce tercih edilmez.
Bu konuda başıma gelen bir olay da teklif aldığım bir firmayı ne kadar iskontomuz olacak diye sorduğumda “biz zaten size iskontolu fiyat verdik” cevabını almıştım. Halbuki teklifin hiçbir yerinde iskonto uygulandığına dair herhangi bir bilgi yoktu. Ben “iskontolu olduğunu nasıl anlayacağım, müşterim böyle bir açıklamayı haklı olarak sonradan kabul etmez ” demiş ve firmadan alım yapmaktan sadece bu sebeple vazgeçmiştik.

8. Bu aşamadan sonra sıra ödeme koşullarına gelir, bunları da detaylı belirtmek gerekir. Nakit ödeme, vadeli ödeme, kredi kartı ile ödeme gibi farklı alternatifler sunan bir firma iseniz bunları net olarak yazmalısınız.

9. Teslim süresi siparişin önemli bir bölümü olup belirleyici bir rol oynar. Bu bilginin daima “sipariş verilen günden itibaren” şeklinde belirtilerek verilmesi gerekir. Müşterinin memnun etmek ve siparişi kaçırmamak için sakın teslim edemeyeceğiniz bir süreyi vermeyin. Mutlaka doğru süreyi verin. Sözünü tutmayan firmalardan 1 kez alım yapılır, gerisi gelmez.

Bu konu özellikle ithal ürün getirten firmalarda önem kazanır. Ürünlerin gümrükten çıkma süreleri çok önemlidir ve bazen kontrol edemeyeceğiniz süreçlerdir.

10. Teklifin geçerlilik süresi belirtilmelidir. Dövize endeksli teklifler verilince döviz kurlarındaki oynamalar sebebiyle müşteri veya satıcı olarak mağdur durumda kalmamak için “ödemenin yapılacağı günkü TCMB döviz kurları esas alınacaktır” ibaresini koymalısınız.
* TCMB döviz kurları esas alınmalıdır. Alış kuru mu satış kuru mu esas aldığınızı da belirtmelisiniz.

11. Ürününüzün nakliyesi de sorulacaktır. Nakliyeyi/adrese teslimi siz yapıyorsanız fiyata dahil mi hariç mi mutlaka belirtmelisiniz. Hariç ise bulunulan bölgeye göre nakliye ücretini teklife ekleyebilirsiniz.

İstanbul içi nakliye fiyatlarımıza dahildir, İstanbul harici nakliye bedeli ayrıca tarafınıza iletilecektir gibi notları düşmelisiniz.

Nakliyeyi satıcı olarak gerçekleştirmiyorsanız “nakliye müşteriye aittir” şeklinde belirtmeniz şarttır!

12. Montaj konusu. Örneğin mobilya satan bir mağaza iseniz ürünün nakliyesi yanında montajın tarafınızca yapılıp yapılmadığı belirtilmelidir.
Montaj dahil değil ise ve müşteri montaj yapılmasını istiyorsa montaj bedeli de teklife eklenmelidir.

13. Teklifi hazırlayan kişinin adı-soyadı,telefonu ve imzası bulunmalıdır. Müşteri kiminle görüştüğünü hatırlamayabilir, bunun için ilgili kişinin adının olması şarttır.

14. Tüm bu bilgiler verildikten sonra teklif baştan sona mutlaka tekrar kontrol edilerek müşteriye gönderilebilir. Büyük ihtimalle ya yazım hatası, ya adet ya da toplam hatası bulacaksınız. Kontrolleriniz ile hem kendiniz zaman kazanırsınız hem de müşterinize mahçup olmazsınız. Adetlerin yanlış verilmesi, toplamların yanlış alınması sıkça karşılaşılan durumlardır.

15. Mail ile gonderilen tekliflerde mailinizin ulasıp ulasmadığını mailinizi gönderdikten yarım saat sonra maili gönderdiğiniz kişiyi telefonla arayarak teyit etmeniz işinizi garantiye almanızı sağlar. İş takibi yaptığınızı belli eder. (aaa gelmedi mi? ama göndermiştim gibi açıklamalar yapmanıza gerek kalmaz, acelesi olan müşterilerinizi memnun eder, internette karşılaşılabilen aksaklıkları fark edip hemen müdahale etmenizi ve vakit kazanmanızı sağlar.)

16. Teklifin takibinin yapılması…En hassas ve dengeli olunması gereken konudur. Müşteri 2 günde 1 aranmaz. Bu şekilde sürekli aramanız sadece itici olmanızı sağlar. Duruma göre haftada 1 kez aramanız ve gelişme olup olmadığını sormanız yeterlidir. Hiç aramaz ilgi göstermezseniz “amma ilgisiz firma, çok doymuşlar” gibi yorumlara maruz kalırsınız. Sürekli ararsanız da baskıcı bir tutuma girmiş olursunuz.

17. Sonuç: Müşteriden hiçbir dönüş olmazsa bilin ki teklif onaylanmamış başka bir yer tercih edilmiştir. Maalesef müşterilerin büyük çoğunluğunun size olumsuz cevap vereceğine cevap vermemeyi tercih edeceğini de kabullenmeniz gereklidir, bu sıkça başınıza gelebilecek bir davranış olacaktır.

İyi ihtimalle teklifin onaylanmadığına dair sözel veya yazılı cevap gelirse nazik bir biçimde sebebini sorup kendi eksiğinizi öğrenmeye çalışabilirsiniz. Fakat kesinlikle ısrarcı olunmamalıdır.

Gösterilen özenin derecesi müşteri kazandırır, özensizlik ise kaybettirir. Düzgün çalışmak isteyenlerin dikkatinedir.

Basit bir teklif örneğini aşağıdaki linke tıklayarak inceleyebilirsiniz:

AyseTemel 12022012ref001

• Fiyat teklifi hazırlamak üzere destek istediğiniz taktirde thebighousemimarlik@gmail.com adresine talep maili gönderebilirsiniz.
  • • Mail konusuna lütfen : “fiyat teklifi talebi” yazınız ki spam dosyasına düşen mailleri görebilelim.
• İstenildiği taktirde kendi hazırlamış olduğunuz fiyat teklifleri tarafımızca kontrol edilir ve profesyonel bir hale getirilir.
• Teklif hazırlama hizmetimiz ücretli olup teklif detayına göre ücretlendirilmektedir.
• Maillere cevap verebilmemiz için adınız-soyadınız-firma ismi-firmadaki göreviniz-telefon numaranız-firma web sitesi ve kime hangi konuda, ne kadar sürede fiyat teklifi vermek istediğinizin detaylı bir açıklamasını rica ederiz.Bu bilgiler doğrultusunda sizlerle iletişime geçilecektir.

Teklif hazırlamak yanında satış yaparken dikkat edilmesi gereken konular ve müşteri memnuniyetini sağlamak üzere “satış ve müşteri kazanımı” konusundaki blogumu da okumanızı tavsiye ederim.