Fiyat teklifi nasıl hazırlanır ?!

Son dönemlerde birçok konu hakkında çok farklı sektörlerden, farklı mağaza ve kişilerden fiyat teklifleri almaktayım. Tekliflerdeki özensizlik, dikkatsizlik, bilgi eksikliği o kadar dikkat çekici boyutlarda ki sonunda isyan edip “nasıl fiyat teklifi hazırlanmalıdır” diye bir yazı yazma ihtiyacı duydum. (yazımın üstünden tam 2 sene geçti, konu hala ne yazık ki aynı güncelliğini koruyor)

dinleanlahareketegec

Dinle-anla-harekete geç!

Bir teklif hazırlarken en önemli madde “müşterinizin ne istediğini çok iyi DİNLEMEK”, notlarınızı almak ve beklentileri teklifte verebilmektedir.

1. Günümüzde mail, artık fax ve telefon ihtiyacını ortadan kaldırmıştır. Her türlü bilgi alışverişi mail üzerinden yapılabilmektedir. Tabii teklifler de artık mailler ile gönderilmektedir. Bir fiyat teklifi istendiği zaman teklif mail sayfasına yazılarak gönderilmez, bunu herkes dikkate almalıdır.

Örnek: x model kanepe 1000 TL, y model koltuk 500 TL gibi mail sayfasına yazılmış teklifleri hiç göndermeyin daha iyi.

Çünkü teklifler özellikle firmalar ve profesyonel çalışan kurumlar tarafından basılır ve dosyalanır, oysaki maili bastığınız zaman çıkan sonuç ortadadır.

Teklif word, excel veya tercihen pdf formatında “maile ekli” olarak gönderilir.  Mailinizde ise sadece bir ön yazı yazarsınız:

“sayın Ayşe TEMEL,

Beğenmiş olduğunuz ürünlerimizin teklifi ekte görülmektedir. Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz. Saygılarımızla,

xxx mağazası

Deniz Şenses

Satış yetkilisi-mimar

gibi…

2. Maili yazarken hitap şekliniz “isim soyisim” şeklinde veya sadece “soyisim” şeklinde olmalıdır. Örneğin müşterinizin ismi Ayşe Temel, yazılı hitap şekliniz “Sayın Ayşe TEMEL” veya “Sayın TEMEL” şeklinde olmalıdır. “Sayın Ayşe hanım” şeklindeki hitaplara sıkça rastlanmakta ama profesyonel görünmemektedir.

3. Ekli dosyanıza verilen isim de çok önemlidir. Teklife kişi ismi VERİLMEZ!!!

ayşehn teklif.pdf , ayşe.pdf gibi dosya isimleri son derece basit durur. vereceğiniz isim Ayşe Temel’in çalıştığı firma ismi olabilir (örneğin Boylar İnşaat olsun) BoylarInşaat.pdf şeklinde isim verebilirsiniz. İsmin arkasına bir de tarih eklerseniz dosyalama sırasında müşteriye kolaylık sağlarsınız. “BoylarInşaat13062011.pdf” gibi…

Çok basit ve gereksiz gibi görünen bu konu son derece önemlidir. Hafife almayın.

4. Hazırlanan teklifte öncelikle firma anteti, adres-telefon bilgileri ve teklif referans numarası yazılmalıdır. Bunlardan bir veya daha fazlası eksik olarak teklif gönderen kurumlar profesyonel olarak algılanmazlar.

Adres bilgisi neden gereklidir? O sırada teklifi müşterinizle değerlendirmektesiniz, firmayı aramak istiyorsunuz ama teklifte numara yok, yanınızda firma telefonu yok, kartı yok. Ne yapacaksınız? Normalde tekliften bakacaktınız ama olmayınca kalıyorsunuz, maili aramak zorunda kalıyorsunuz, vakit kaybediyorsunuz ve bir diğer teklifi değerlendirme şansı açılıyor…Olan adressiz firmaya oluyor.

5. Seçilen ürünle ilgili birer resim, firma ismi, varsa kod numarası, resmin yanına açıklama, açıklamada ölçüler ve malzeme özellikleri yazılır. Sonrası adedi, birim fiyatı ve toplam fiyatı yazılır. Adet yazılmayan teklifler kontroller sırasında sıkıntı yaratır, iş yükünü büyütür.

Müşteri birçok mağaza gezmiştir, sizin ürününüzü hatırlamayabilir, veya teklifi aradan zaman geçtikten sonra tekrar değerlendirmek ister, bu sebeplerle ürün resmi koymak şarttır.

Bazı firmalar bu tip bilgileri eksik vererek taklitlerden kaçabileceklerini düşünmektedirler. Orijinal ürünlerin ve detayı çok özel firmaların taklidi aslı gibi olamaz ki çok özel tasarımlar yapan sayılı firmalar vardır, bunu da belirtmek lazımdır. Eksik verilen bilgi müşteriyi araştırma yapmakla yorar ve geniş bilgi veren teklifleri öne sürer.

6. Birim fiyatlar KDV hariç olmalıdır, KDV teklif toplamına eklenmelidir.

7. İskonto konusu teklifin en belirleyici bölümüdür. Teklifinize ne kadar oranda iskonto yaptığınızın görülmesi gerekir.
İskonto yapılmış ama oranın görülmediği teklifler müşterilerce tercih edilmez.
Bu konuda başıma gelen bir olay da teklif aldığım bir firmayı ne kadar iskontomuz olacak diye sorduğumda “biz zaten size iskontolu fiyat verdik” cevabını almıştım. Halbuki teklifin hiçbir yerinde iskonto uygulandığına dair herhangi bir bilgi yoktu. Ben “iskontolu olduğunu nasıl anlayacağım, müşterim böyle bir açıklamayı sonradan kabul etmez haklı olarak” demiş ve firmadan alım yapmaktan sadece bu sebeple vazgeçmiştik.

8. Bu aşamadan sonra sıra ödeme koşullarına gelir, bunları da detaylı belirtmek gerekir. Nakit ödeme, vadeli ödeme, kredi kartı ile ödeme gibi farklı alternatifler sunan bir firma iseniz bunları net olarak yazmalısınız.

9. Teslim süresi siparişin önemli bir bölümü olup belirleyici bir rol oynar. Bu bilginin daima “sipariş verilen günden itibaren” şeklinde belirtilerek verilmesi gerekir. Müşterinin memnun etmek ve siparişi kaçırmamak için sakın teslim edemeyeceğiniz bir süreyi vermeyin. Mutlaka doğru süreyi verin. Sözünü tutmayan firmalardan 1 kez alım yapılır, gerisi gelmez.

10. Teklifin geçerlilik süresi belirtilmelidir. Dövize endeksli teklifler verilince döviz kurlarındaki oynamalar sebebiyle müşteri veya satıcı olarak mağdur durumda kalmamak için mutlaka 4 hafta gibi bir geçerlilik süresi verilmeli, sonrası gerekirse fiyatta revizyona gidilmelidir.
TCMB döviz kurları esas alınmalıdır. Alış kuru mu satış kuru mu esas aldığınızı da belirtmelisiniz.

11. Ürününüzün nakliyesi de sorulacaktır. Nakliyeyi siz yapıyorsanız fiyata dahil mi hariç mi mutlaka belirtmelisiniz. Hariç ise bulunulan bölgeye göre nakliye ücretini teklife ekleyebilirsiniz. İstanbul içi nakliye fiyatlarımıza dahildir, İstanbul harici nakliye bedeli ayrıca tarafınıza iletilecektir gibi notları düşmelisiniz.

12. Montaj konusu. Örneğin mobilya satan bir mağaza iseniz ürünün nakliyesi yanında montajın tarafınızca yapılıp yapılmadığı belirtilmelidir.
Montaj dahil değil ise ve müşteri montaj yapılmasını istiyorsa montaj bedeli de teklife eklenmelidir.

13. Teklifi hazırlayan kişinin adı-soyadı ve imzası bulunmalıdır. Müşteri kiminle görüştüğünü hatırlamayabilir, bunun için ilgili kişinin adının olması şarttır.

14. Tüm bu bilgiler verildikten sonra teklif baştan sona mutlaka tekrar kontrol edilerek müşteriye gönderilebilir. Büyük ihtimalle ya yazım hatası, ya adet ya da toplam hatası bulacaksınız. Kontrolleriniz ile hem kendiniz zaman kazanırsınız hem de müşterinize mahçup olmazsınız. Adetlerin yanlış verilmesi, toplamların yanlış alınması sıkça karşılaşılan durumlardır.

15. Mail ile gonderilen tekliflerde mailinizin ulasıp ulasmadığını mailinizi gönderdikten yarım saat sonra maili gönderdiğiniz kişiyi telefonla arayarak teyit etmeniz işinizi garantiye almanızı sağlar. İş takibi yaptığınızı belli eder. (aaa gelmedi mi? ama göndermiştim gibi açıklamalar yapmanıza gerek kalmaz, acelesi olan müşterilerinizi memnun eder, internette karşılaşılabilen aksaklıkları fark edip hemen müdahale etmenizi ve vakit kazanmanızı sağlar.)

16. Teklifin takibinin yapılması…En hassas ve dengeli olunması gereken konudur. Müşteri 2 günde 1 aranmaz. Bu şekilde sürekli aramanız sadece itici olmanızı sağlar. Duruma göre haftada 1 kez aramanız ve gelişme olup olmadığını sormanız yeterlidir. Hiç aramaz ilgi göstermezseniz “amma ilgisiz firma, çok doymuşlar” gibi yorumlara maruz kalırsınız. Sürekli ararsanız da baskıcı bir tutuma girmiş olursunuz.

17. Sonuç: Müşteriden hiçbir dönüş olmazsa bilin ki teklif onaylanmamış başka bir yer tercih edilmiştir. Müşterilerin büyük çoğunluğunun size olumsuz cevap vereceğine cevap vermemeyi tercih edeceğini de kabullenmeniz gereklidir, bu sıkça başınıza gelebilecek bir davranış olacaktır.

İyi ihtimalle teklifin onaylanmadığına dair sözel veya yazılı cevap gelirse nazik bir biçimde sebebini sorup kendi eksiğinizi öğrenmeye çalışabilirsiniz. Fakat kesinlikle ısrarcı olunmamalıdır.

Gösterilen özenin derecesi müşteri kazandırır, özensizlik ise kaybettirir. Düzgün çalışmak isteyenlerin dikkatinedir.

Basit bir teklif örneği ekliyorum.

AyseTemel 12022012ref001

Teklif hazırlamak yanında satış yaparken dikkat edilmesi gereken konular ve müşteri memnuniyetini sağlamak üzere “satış ve müşteri kazanımı” konusundaki blogumu da okumanızı tavsiye ederim.

ÖNEMLİ NOT: Değerli okurlar, zaman zaman sizlerden teklif hazırlarken yardım isteği gelmektedir. Taleplere geri dönebilmem için öncelikle lütfen teklifinizi hazırlayınız, sonra bu teklifi “kristina@istanbul.com” mail adresine gönderiniz. Mailinizde konu bölümüne “kikas world- teklif yardım istemi” yazarsanız mailiniz draft kutusuna düşerse görüp müdahale etme imkanım olabilir.  Teklifinizi inceleyip dikkat etmeniz gereken noktaları sizlere geri bildirebiliriz. Hiçbir hazırlık yapılmayan taleplere geri dönüş yapabilmemizin olanağı yoktur. Teşekkürler.

İletişim taleplerinizi lütfen blog üzerine yorum yazarak değil kristina@istanbul.com adresine mail atarak yapmanızı rica ederiz.

Bu yazı İş dünyası- Business world içinde yayınlandı ve , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

Fiyat teklifi nasıl hazırlanır ?! için 37 cevap

  1. serdar tamöz dedi ki:

    ellerinize sağlık çok faydalı bilgiler içermektedir

  2. Bahar dedi ki:

    çok teşekkürler, çok yardımcı oldunuz, Bahar

  3. aykut dedi ki:

    yardımcı olgunuz için çok teşekkür ederim.

  4. şenay dedi ki:

    çok teşekkür ederim önemli bilgiler verdiniz.

  5. çiğdem dedi ki:

    güzel bilgiler fakat benim konum farklı biraz, yıl boyunca anlaşma sağlayabileceğimiz oteller arıyorum, bize uygulayabilecekleri fiyatları isterken nasıl bir dosya hazırlamalıyım?

    • kristinas75 dedi ki:

      mesleğiniz tam olarak nedir? turizm olarak algılıyorum…
      fiyat isteyen siz olduğunuz için neyin dosyasını hazırlamanız gerektiğini net anlayamadım,
      biraz açabilirseniz yardımcı olmaya çalışayım.

  6. erdal özbay dedi ki:

    teşekkürler

  7. Gülcan dedi ki:

    Tam fiyat teklifi hazırlayacaktımki güzel olsun istedim netten bakayım kesin vardır diye düşündüm , yanılmamışım çok teşekkür ederim bana bu zor anımda yardımcı olduğunuz için…
    Saygılarımla,

    Gülcan

  8. recep dedi ki:

    Çok güzel bilgiler teşekkür ederim

  9. Kris dedi ki:

    cok iyi bilgiler…cok tesekkurler…peki bir sorum olsa yardimci olabilir misiniz acaba? firma benden teklif maili istedi…pdf olarak fotograflari hazirlayip..excelde de fiyatlari belirttim…1 hafta evvel yolladim…herhangi bir cevap gelmeyince (7 gun sonra)…yolladigim mail elinize ulasti mi diye bir mail attim…1 gun dolmadan cevap geldi…”aldim ama cok yogunum inceleme firsati bulamadim…tesekkur ederim” diyen…
    bu sekilde birakayim mi..herhangi bir cevap yazilmali mi?..yazilmasi gerekirse nasil bir uslup olmali?..(sonucta benimle irtibata gecen kendisi)

    cok tesekkurler

    • kristinas75 dedi ki:

      öncelikle ilk teklif mailinizi attıktan sonra “mailimiz elinize ulaştı mı, yardımcı olabileceğimiz başka bir konu var mı” diye aramanız daha iyi olurdu. ama problem değil.
      mailinize gelen cevaptan 1 hafta kadar sonra bu sefer telefonla aramanızı tavsiye ederim. Telefonla iletişim bu devirde takip açısından hem daha makbul hem de ses duyulunca daha farklı bir psikoloji oluyor, hem de karşınızdakinin ses tonu ve verdiği mazerete göre gerçekten ilgileniyor mu tartmanız daha kolay olabiliyor.
      Bu arada sitenizi inceledim, cok hos urunleriniz var. Haftaya bir gun ugramak isterim. başka sorunuz olursa yine gönderebilirsiniz. selamlar.

      • Kris dedi ki:

        Cevap icin cok tesekkur ederim…Teklifi verdigim firma Avustralya’da…ve de firma bilgileri yazili degildi gonderilen mailde…..peki böyle birakayim mi bu iletisimi…mesguldum bakamadim dedikten sonra?..sizinle calismak isterim gibi bisi yazmama gerek yok anladigim kadariyla?..fazla da üstelemiş olmak istemem acikcasi…

        cok memnun olurum…Cukurcuma’dayim:-)

        sevgiler

      • kristinas75 dedi ki:

        biraz da firmanın ciddiyetine bağlı ilgi göstermeniz. Teklifi inceleyemedim, meşguldüm cevabı şahsen bana antiprofesyonel geldi, inceleyip size geri döneceğiz denseydi beklerdiniz, şu durumda ne istediklerini ben de anlamadım. Sadece fiyat almak istemiş te olabilirler. Bu durumda bence biraz da iç sesinize göre hareket edebilirsiniz.

      • Kris dedi ki:

        ilginiz icin cok tesekkurler:-)

        sevgiler

  10. Tamer dedi ki:

    Çok teşekkürler, faydalı bilgilerdi..

  11. davut dedi ki:

    işin püf noktasını öğrenmiş olduk tşk ederim

  12. sinan dedi ki:

    Merhaba Temizlik şirketi üzerine yani ofis, plaza gibi yerlere yazılı teklif hazırlayım sunmak istiyorum nasıl birşey yapacağım konusun da yardımcı olursanız sevinirim

    tşk.

    • Mehmet Yalçın dedi ki:

      Teklifi maille gönderiyoruz ardında telefon ediyoruz aldınızmı, bazen aksaklıklar oluyor,
      teklif istiyoruz bazen gÜnler bekliyoruz bir kaç kez aradıktan sonra nihayet teklif geliyor.
      YİNEDE SİZLERE BU GÜZEL BİLGİLER İÇİN TEŞEKUR EDERİM

  13. Organizer dedi ki:

    Ellerinize ve emeğinize sağlık. Harika bir çalışma olmuş.
    Sizden ricam sanatçı teklif dosyası hazırlamam da ki ince detaylar olacak. Tabi bilginiz dahilindeyse.
    Şimdiden teşekkür ediyorum.

  14. Ahmet Yıldırım dedi ki:

    elinize sağlık…

  15. Timur Öztürk dedi ki:

    Harika bir yazı. Hem yukarıda yorum yazan arkadaşlarımıza hemde bana yardımcı olduğunuz konusunda kuşku yok. Emeğinize bilginize sağlık. Çok teşekkür ediyorum. Saygılar…

  16. karim asghari dedi ki:

    teşekürler

  17. Arzu dedi ki:

    Çok ama çok teşekkür ederim değerli bilgilerinizi paylaşıp yol gösterdiğiniz için.

  18. remzi dedi ki:

    Merhabalar, bu formu çok beğendim yardımlaşmanız ve ilginiz için size ve buradaki önem veren tüm arkadaşlara teşekkür ediyorum.. ben bu maddelere uygun resimli şablon çıkartmak istiyorum elinizde power point veya wordde hazırlanmış taslak şeklinde varsa gönderebilir misiniz… şimdiden teşekkür ederim… rapitutkun@hotmail.com

  19. ebru dedi ki:

    Merhaba;
    Şuan üniversite stajımı yapmaktayım verdiğiniz bilgiler doğrultusunda ilerideki meslek hayatım daha verimli geçecek eminim.Satın alma departmanında ramazan erzak torbalarıyla ilgili teklif yazarken ilgili yöneticime yardımcı olacağımı düşünüyorum bilgileriniz sayesinde.Teşekkürler…

  20. savaş akgül dedi ki:

    inşaat ile ilgili teklifleri nasıl hazırlayacağımı tam olarak bilmiyorum bana yardımcı olursanız memnun olurum

  21. Uğur YILDIZ dedi ki:

    BAŞARILI…

  22. FUNDA BAYRAMOĞLU dedi ki:

    YENİ BİR İŞE ATILIYORUM VE BİLGİ OLARAKTA ÇOK YETERSİZİM FAKAT BİR OKADARDA ÖĞRENME DELİSİYİM YAZINIZI BAŞTAN SONA OKUDUM VE ÇOK FAYDASI OLDU SİZİNLE İLETİŞİM HALİNDE OLMAK İSTİYORUM MÜMKÜNSE TABİ

  23. Erdem dedi ki:

    Faydalı bilgiler için teşekkürler. Fiyat teklifi hazırlama aşamasında kurumsallık araştırmaları yaparken denk geldim yazıya ve çok işimize yaradı.
    Elinize, kaleminize sağlık.

  24. Sesli dedi ki:

    Güzel Anlatımın için Tessekur Ederim Hocam YararLı olmuş.

  25. Deniz Tigis dedi ki:

    Merhaba ben yeni temizlik şirketi açtım bu konuda sanırım yeterince bilgi sahibi değilim yazınız çok güzel olmuş ama ben sizden temizlik şlirketi adına nasıl bir teklif hazırlayabilirim onu ögrenmek istiyorum yardımcı olursanız cok sevinirim

  26. Tahir dedi ki:

    Bu önemli bilgiler için çok tesekkür ederim.Yalnız ben led aydınlat işi yapıyorum ayni zamanda başka bir firmada makinacı olarak çalışıyorum.Çalıstıgım firmaya teklif vermeyi düşünüyorum,acaba teklifi benim vermem mi,yoksa Ortağımın vermesimi daha dogru ve etkili olur.Aynı zamanda sitemizde yeni hazırlanıyor henüz bitmedi.Şimdiden teşekkürler,

  27. Tahir dedi ki:

    Çok iyi teşekkürler.

  28. Serdar dedi ki:

    Bu gibi bilgiler zahmet edilip yazılmıyor pek. Emek verdiğiniz ve daha önemli olarak tecrübelerinizi paylaştığınız için teşekkür ederim.

  29. Gökmen yıldız dedi ki:

    Temizlik firmam var müşterime personel maliyet teklifi atmam lazım bana yardımcı olurmusunz.Teşekkürler;

  30. emin dedi ki:

    ticaretle ugraşan kişilerin okuması gereken bigilendirmedir teşekür ederim

  31. fatma dedi ki:

    Peki ben bir güçlendirme profili yapacağım binaya bunun teklifini nasıl vereceğim??

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s